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Dématérialisation & Facturation Électronique

La dématérialisation des entreprises et des services publics a connu une accélération fulgurante ces dernières années, notamment en raison de la crise sanitaire.

Cette transformation numérique offre de nombreux avantages, tels que l’amélioration de la satisfaction des collaborateurs et usagers, l’agilité des acteurs privés et publics et des économies budgétaires.

  • Pour réussir la transition vers une entreprise ou administration entièrement dématérialisée, il est important de garantir l’équité et la facilité d’accès aux services. Cela signifie que tous les citoyens, quels que soient leur lieu de résidence, leur niveau de revenu ou leur niveau de compétences numériques, doivent pouvoir accéder aux services publics de manière équitable.
  • Il est également important d’obtenir l’adhésion des personnels publics à la transformation numérique. Cela signifie que les personnels publics doivent être formés aux nouvelles technologies et doivent être convaincus des avantages de la dématérialisation.

La dématérialisation des services publics est un défi important – c’est aussi une opportunité de moderniser l’administration et de rendre les services publics plus accessibles et plus efficaces.

ReelIT GRC 004

Le défi des administrations : engager le citoyen usager

Dématérialisation

Une transition numérique réussie repose sur la mise des citoyens au cœur de la réflexion. Il est important de se mettre à leur place, de les accompagner et de veiller à ne pas les exclure.

L’e-administration est un outil qui permet de gérer la relation entre les citoyens et les administrations de manière harmonieuse (GRU-GRC : Gestion de la Relation Usager – Gestion de la Relation Citoyen) . La simplification des services est primordiale car elle permet d’être au plus proche des citoyens, même à distance, et de leur donner le sentiment de bénéficier d’un traitement personnalisé.

L’objectif est de faciliter l’accès à l’information et aux démarches en ligne, de les rendre plus fluides et performantes, et de répondre précisément aux besoins.

Voici quelques autres exemples concrets de la façon dont la transition numérique peut être réussie :

  • Les administrations peuvent proposer des services en ligne simples et faciles à utiliser.
  • Elles peuvent offrir des outils d’assistance aux citoyens, tels que des chatbots ou des lignes téléphoniques d’assistance.
  • Elles peuvent collecter les commentaires des citoyens pour améliorer leurs services.
  • Elles peuvent s’engager dans une démarche de co-construction avec les citoyens pour concevoir des services qui répondent à leurs besoins.

Impliquer les Collaborateurs et agents de service public

Une autre condition de la réussite est de ne pas négliger le rôle des personnels dans l’élaboration d’une démarche de dématérialisation. Ils sont indirectement les garants de la réussite de cette démarche. Ils doivent être considérés, sensibilisés et formés efficacement aux outils numériques. Si les collaborateurs et agents des service public apprivoisent les processus, leur organisation sera améliorée et plus productive. Ils gagneront en autonomie et en confort de travail.

En impliquant tous les personnels dans la dématérialisation, les administrations peuvent augmenter les chances de succès de cette démarche. Les agents se sentiront plus investis et motivés, et ils seront plus susceptibles d’utiliser les nouveaux outils de manière efficace.

Voici quelques exemples concrets de la façon dont les entreprises et administrations peuvent impliquer les personnels dans la dématérialisation :

  • Organiser des formations à l’utilisation des outils numériques.
  • Mettre à disposition des ressources pédagogiques et des tutoriels en ligne.
  • Créer des communautés d’utilisateurs où les agents peuvent partager leurs expériences et leurs bonnes pratiques.
  • Encourager les agents à tester les nouveaux outils et à donner leur avis.
  • Reconnaitre et valoriser les efforts des agents qui s’engagent dans la dématérialisation.

Dématérialisation et GED

La gestion électronique des documents (GED) est un processus informatisé qui permet aux collectivités et entreprises d’organiser et de gérer leurs documents électroniques. Elle peut être utilisée pour dématérialiser des documents comptables, RH ou commerciaux. Les logiciels GED présentent de nombreux avantages, tels que la réduction du temps de traitement des documents, l’amélioration de la sécurité des données et la facilitation de la collaboration entre les employés.

Mettre en place une GED

Les chiffres clés de la dématérialisation

Selon une étude Xerfi de 2022, la dématérialisation est en plein essor et devrait connaître une accélération dans les années à venir.

01/07/2024

Date à laquelle la facture électronique sera obligatoire.

60 minutes

soit 1 heure par jour… et par collaborateur, à chercher des documents !

5€

l’évaluation de l’économie générée pour chaque document dématérialisé.

Les systèmes d'archivage électronique

Un système d’archivage électronique (SAE) est un logiciel qui permet de stocker, de gérer et de conserver des documents électroniques. Il assure la conservation, l’intégrité et la sécurité des données, sans que celles-ci puissent être modifiées ou détruites par un tiers. Un SAE est un indispensable de tout projet de dématérialisation des documents et des processus. Il permet de répondre à des objectifs de confidentialité, d’intégrité, de traçabilité, de lisibilité, de pérennité et de réversibilité des documents.

Mettre en place un SAE
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Les autres outils de dématérialisation

Dématérialisation

La signature électronique

C’est un procédé cryptographique qui permet d’authentifier et de garantir l’intégrité d’un document électronique. Elle est créée à partir d’une suite de caractères cryptés qui sont associés au document. La signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Il existe trois types de signatures électroniques : simple, avancée, qualifiée – la dernière offrant le plus haut niveau de sécurité.

L’horodatage électronique

C’est un procédé qui associe une date et une heure à un document électronique. Il permet de garantir l’intégrité et la non-altération du document. L’horodatage électronique est utilisé pour des documents électroniques sensibles, tels que des contrats ou des documents financiers.

Les technologies de numérisation et de reconnaissance des caractères

Pour numériser des documents papier et automatiser le traitement des documents numériques, les entreprises peuvent avoir recours à différents outils et technologies, notamment :

  • La lecture automatique de documents (LAD) : cette technologie permet de lire et de collecter les informations contenues dans un document papier.
  • La reconnaissance automatique de documents (RAD) : cette technologie permet d’identifier et de classer les documents numériques.
  • La reconnaissance optique de caractères (OCR) : cette technologie permet de convertir un document image en texte.

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