La dématérialisation des entreprises et des services publics a connu une accélération fulgurante ces dernières années, notamment en raison de la crise sanitaire.
Cette transformation numérique offre de nombreux avantages, tels que l’amélioration de la satisfaction des collaborateurs et usagers, l’agilité des acteurs privés et publics et des économies budgétaires.
La dématérialisation des services publics est un défi important – c’est aussi une opportunité de moderniser l’administration et de rendre les services publics plus accessibles et plus efficaces.
Une transition numérique réussie repose sur la mise des citoyens au cœur de la réflexion. Il est important de se mettre à leur place, de les accompagner et de veiller à ne pas les exclure.
L’e-administration est un outil qui permet de gérer la relation entre les citoyens et les administrations de manière harmonieuse (GRU-GRC : Gestion de la Relation Usager – Gestion de la Relation Citoyen) . La simplification des services est primordiale car elle permet d’être au plus proche des citoyens, même à distance, et de leur donner le sentiment de bénéficier d’un traitement personnalisé.
L’objectif est de faciliter l’accès à l’information et aux démarches en ligne, de les rendre plus fluides et performantes, et de répondre précisément aux besoins.
Voici quelques autres exemples concrets de la façon dont la transition numérique peut être réussie :
Une autre condition de la réussite est de ne pas négliger le rôle des personnels dans l’élaboration d’une démarche de dématérialisation. Ils sont indirectement les garants de la réussite de cette démarche. Ils doivent être considérés, sensibilisés et formés efficacement aux outils numériques. Si les collaborateurs et agents des service public apprivoisent les processus, leur organisation sera améliorée et plus productive. Ils gagneront en autonomie et en confort de travail.
En impliquant tous les personnels dans la dématérialisation, les administrations peuvent augmenter les chances de succès de cette démarche. Les agents se sentiront plus investis et motivés, et ils seront plus susceptibles d’utiliser les nouveaux outils de manière efficace.
Voici quelques exemples concrets de la façon dont les entreprises et administrations peuvent impliquer les personnels dans la dématérialisation :
La gestion électronique des documents (GED) est un processus informatisé qui permet aux collectivités et entreprises d’organiser et de gérer leurs documents électroniques. Elle peut être utilisée pour dématérialiser des documents comptables, RH ou commerciaux. Les logiciels GED présentent de nombreux avantages, tels que la réduction du temps de traitement des documents, l’amélioration de la sécurité des données et la facilitation de la collaboration entre les employés.
Selon une étude Xerfi de 2022, la dématérialisation est en plein essor et devrait connaître une accélération dans les années à venir.
Date à laquelle la facture électronique sera obligatoire.
soit 1 heure par jour… et par collaborateur, à chercher des documents !
l’évaluation de l’économie générée pour chaque document dématérialisé.
Un système d’archivage électronique (SAE) est un logiciel qui permet de stocker, de gérer et de conserver des documents électroniques. Il assure la conservation, l’intégrité et la sécurité des données, sans que celles-ci puissent être modifiées ou détruites par un tiers. Un SAE est un indispensable de tout projet de dématérialisation des documents et des processus. Il permet de répondre à des objectifs de confidentialité, d’intégrité, de traçabilité, de lisibilité, de pérennité et de réversibilité des documents.
La signature électronique
C’est un procédé cryptographique qui permet d’authentifier et de garantir l’intégrité d’un document électronique. Elle est créée à partir d’une suite de caractères cryptés qui sont associés au document. La signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Il existe trois types de signatures électroniques : simple, avancée, qualifiée – la dernière offrant le plus haut niveau de sécurité.
L’horodatage électronique
C’est un procédé qui associe une date et une heure à un document électronique. Il permet de garantir l’intégrité et la non-altération du document. L’horodatage électronique est utilisé pour des documents électroniques sensibles, tels que des contrats ou des documents financiers.
Les technologies de numérisation et de reconnaissance des caractères
Pour numériser des documents papier et automatiser le traitement des documents numériques, les entreprises peuvent avoir recours à différents outils et technologies, notamment :
Reel IT vous aide à optimiser vos processus métiers et à réduire vos coûts grâce à des solutions de dématérialisation et d’automatisation.